建立一个明确的版本控制系统，以确保所有人都使用最新版本的文件。这可以包括对文件进行密码保护、控制文件的访问权限等。备份和存储文件的目的是保证文件的长期保存和防止文件丢失。建立一个文件归档和销毁的规范流程，以便及时归档和销毁不再需要的文件，以节省存储空间并确保符合相关法律要求。
在建筑工程招投标中，文档管理非常重要，以下是一些文档管理的要点：
1. 准备适当的文件：在开始招投标过程之前，准备好适当的文件是很重要的。这些文件可能包括投标文件、技术规范、图纸、合同条款等。
2. 组织良好的文件结构：在招投标过程中，建立组织良好的文件结构可以帮助确保所有相关文件都能被轻松找到和访问。可以按照文件类型、日期、文件编号等方式进行分类和组织。
3. 文件的版本控制：在招投标过程中，文件的版本控制非常重要，特别是在涉及到修改和更新的情况下。建立一个明确的版本控制系统，以确保所有人都使用最新版本的文件。
4. 保护文件的完整性和机密性：在招投标中，很多文件都是涉及到公司机密和商业机密的，因此必须采取措施保护文件的完整性和机密性。这可以包括对文件进行密码保护、控制文件的访问权限等。
5. 文件的备份和存储：招投标过程中产生的文件应该进行定期备份，并妥善存储。这可以是电子备份，也可以是实体备份。备份和存储文件的目的是保证文件的长期保存和防止文件丢失。
6. 文件跟踪和记录：建立一个文件跟踪和记录系统，可以帮助追踪文件的处理进度和相关记录。这可以是通过文件管理软件，也可以是通过手动记录方式，以确保文件的跟踪和记录的准确性。
7. 文件的归档和销毁：一旦招投标过程结束，一些文件可能已经过期或不再需要保留。建立一个文件归档和销毁的规范流程，以便及时归档和销毁不再需要的文件，以节省存储空间并确保符合相关法律要求。
以上是建筑工程招投标中的一些文档管理要点，通过良好的文档管理，可以帮助确保招投标过程的顺利进行和文件的安全性。