会议应该提前安排好日期、时间和地点，并在会前提供议程和所需的资料。确保所有项目组成员都了解最新的信息和变化。
与项目组高效沟通在建筑工程招投标中非常关键，可以采取以下措施：
1. 信息共享：确保项目组成员之间拥有相同的项目信息和背景资料，包括招标文件、项目计划、设计图纸等。这可以通过确定一个主要的信息来源和一个共享平台来实现。
2. 定期开会：安排定期会议，让项目组成员汇报进展、提出问题并讨论解决方案。会议应该提前安排好日期、时间和地点，并在会前提供议程和所需的资料。
3. 清晰明确的沟通：确保在沟通中表达清晰明确的信息，避免产生误解和混淆。使用简洁、明了的语言，避免使用过于专业或复杂的术语。
4. 使用合适的沟通工具：选择适合项目需求的沟通工具，例如传真、电子邮件、在线会议和项目管理软件等。根据需要使用这些工具，以便快速高效地传达信息。
5. 及时回应：确保项目组成员及时回应和解决问题、提供反馈和建议。鼓励开放的沟通氛围，让每个人都可以自由表达自己的意见和看法。
6. 建立良好的关系：建立项目组各成员之间的互信和合作关系，鼓励相互帮助和支持。定期组织一些团队建设活动，加强团队精神和凝聚力。
7. 监控和更新：定期跟踪项目进展情况，并及时更新项目进度和计划。确保所有项目组成员都了解最新的信息和变化。
总之，与项目组高效沟通需要建立一个良好的沟通渠道和沟通文化，综合运用多种沟通方式，确保信息传递及时、准确，以便顺利完成建筑工程招投标项目。