同时，为参会人员提供足够的座位和资料。
建筑工程招标会议的准备与组织主要包括以下步骤：
1.确定会议目的和议程：明确会议的目的，确定讨论的议题和流程，列出会议议程。
2.确定会议时间和地点：根据参会人员的时间安排和会议规模，选择合适的时间和地点。
3.邀请参会人员：发出邀请函或邮件，邀请相关部门的负责人、供应商、潜在投标人等参加会议，并确定参会人员名单。
4.准备会议材料：根据会议议程，准备相关文件和材料，包括招标文件、业务报告、招标评审标准等，并分发给参会人员。
5.安排会议设备：确保会议室设备的正常工作，如投影设备、音响设备等，并提前进行测试和检查。
6.会场准备：确保会场整洁、布局合理，设立签到处、席位安排、展示区域等。同时，为参会人员提供足够的座位和资料。
7.组织会前培训：对会议主持人、工作人员进行会议流程和要点的培训，确保大家对会议的目标、议程和时间有清晰的了解。
8.主持会议：确保会议按照议程顺利进行，引导讨论，整理发言，提问和回答，确保会议的高效和目标的达成。
9.记录与报告：会议期间派人记录会议要点、决议和行动计划，以便后续整理成会议纪要和报告。
10.会后跟进：及时整理会议纪要，确认行动计划，向与会人员发送会议纪要和行动计划，并跟进各项任务的执行情况。
11.总结与改进：根据会议的效果和反馈，总结会议的成功与不足，并提出改进的建议，以提高下次会议的组织和执行能力。
以上是建筑工程招标会议准备与组织的一般步骤，具体的具体情况会有所不同，可以根据实际需要进行调整。