确保文件完整准确，并发送给参会人员，使其有足够的时间研究和准备问题。将议程事先发送给参会人员，让他们知道会议的安排和每个议题的时间分配。主持人应该确保会议按时开始和结束，并且能够保持会议的秩序。可以将答疑记录发送给所有参会人员，以便他们查询和确认。
要组织高效的建筑工程招标答疑会议，可以参考以下几点：
1. 提前准备：在答疑会议前，建立一个清晰的项目文件，包括招标文件、图纸和技术规范等。确保文件完整准确，并发送给参会人员，使其有足够的时间研究和准备问题。
2. 制定议程：在答疑会议开始前，制定一个详细的议程，并设置时间限制，以保证会议的高效性。将议程事先发送给参会人员，让他们知道会议的安排和每个议题的时间分配。
3. 指定主持人：在答疑会议上指定一位主持人，负责控制会议的进程和议程。主持人应该确保会议按时开始和结束，并且能够保持会议的秩序。
4. 集中答疑内容：在会议期间，集中回答参会人员提出的问题。可以事先设置一个答疑板或者让参会人员在会议前递交问题，以便主持人按照顺序答疑，确保每个问题都能得到解答。
5. 记录会议内容：请一个专人记录会议的内容和答疑结果，并确保所有问题在会议结束后进行整理和记录。可以将答疑记录发送给所有参会人员，以便他们查询和确认。
6. 提供补充材料：如果在会议期间有关于文件或技术规范的补充材料，应当在会议结束后立即发送给参会人员，以确保公平竞争和透明度。
7. 定期沟通：在答疑会议后，建立一个定期沟通机制，向参会人员提供进一步的解答和信息。可以通过电子邮件或网上论坛等方式，建立一个统一的答疑平台。
通过以上的方法，可以确保建筑工程招标答疑会议的高效性和透明度，提高参会人员对项目的理解和投标的质量。